[心得見解] 企業導入資訊系統的建議

資訊系統沒搞好最後會變成廢鐵

"Destroyed Hard Drive" by IT Liquidators - Own work. Licensed under CC BY-SA 3.0 via Wikimedia Commons.

企業導入資訊系統時最辛苦的是誰? IT? MIS?end user?還是花大錢的老闆?導入資訊系統的成敗誰要負責?大到上市上櫃公司,小至1~3人的新創公司,都會面臨到上面的問題，那答案到底是什麼?

其實答案是: 是每個人的責任.

導入資訊系不管是ERP也好,POS系統也罷,我們都會碰到以下三個階段

導入前評估

導入中訓練

導入後維護

分別介紹如下:

1. 導入前評估:

企業評估導入資訊系統時有三個角色

• 業主對企業整體的評估: 這段就是業主要去針對實際需求/效益評估,但是往往會遇到一個窘境，那就是業主可能並非IT背景，常常會被資訊廠商的業務人員天花亂墜的說明而蒙蔽了，但是我們又不能不相信專業的資訊廠商,這就造成了矛盾 。所以建議最快的方式是參考同質的同業，參考同業會是最快的方式。第二就是慎選供應廠商，就像前面所說的,找一個這個業界裡面的專家絕對會比說的天化亂墜的業務員還要有保障。所以導入前的評估重點:1.參考同業 2.找到這個領域中真正的專家。

• 企業內部IT人員的評估：除非資訊系統完全委外管理,否則資訊系統導入到企業之中勢必會有企業內部管理人員進行企業內部的管理,這邊就要了解企業本身是否有相對應的人員,舉個例子:企業如果導入資料庫系統,那麼對應的人員就要有資料庫下語法的能力。有些資訊廠商會需要企業內部有coding能力的人力配合，原本要解省成本的卻變成要再請專人來維護新系統，我想這應該也不是導入資訊系統的本意。所以評估時要了解企業本身IT或者是MIS人員程度在哪裡，還有原本的MIS管理會不會因為導入新資訊系統而要重新布局。例如:新資訊系統要用更大的頻寬，會不會影響其他的系統?這些都要請IT人員充分提出建議。

• 使用者的評估:推新資訊系統時使用者最大的問題就是迫於無奈去使用一套完全與工作流程不相同的資訊系統，我們要為了資訊系統改變作業流程還是照舊？這個部分是使用者必須理解的一個大問題，因為它攸關著企業的競爭力，再簡單講: 值不值得去改變絕對是從使用者的角度去決策的。因為這套系統以後我要用它工作，我一定要去評估好用與否?有句話說得好:『不會想當將軍的兵就不是好兵』, 千萬不要認為我不是IT我不是MIS我不懂電腦我也不是出錢的老闆就放棄了參與評估的權利。

以上三個角色的重要性缺一不可，每個角色對企業導入新資訊系統時都是同樣重要。並沒有誰先誰後。只要做倒充分溝通再配合廠商專家的建議，多方考量之下一定可以找到適合的系統，提升競爭力。

2. 導入中訓練:

一般企業之中每個人對科技的接受度與理解都不一樣，有人可能本身就具備了80分的水準，但是有人卻只有60分甚至是更低。在這種環境底下推行與長期使用資訊系統是有困難的。良好的教育訓練不僅是在教育員工使用新科技，對員工來說也是一種自我的提升，所以企業必須要對提供教育訓練的廠商/講師有所要求: 我今天不是要你教我的員工按鈕在哪裡，我是要你教我的員工新觀念新工作流程與提升整體的競爭力。總體而言好的教育訓練需要做到以下幾點 :

• 系統的基本與進階操作: 這是基本的。了解自己手上的武器才能打一場漂亮的仗
• 改善工作流程的建議: 應用這套系統的工作流程。最好是配著企業實做或者是帶來新的建議。讓使用者了解他們是用更好的工具去工作。而不只是無奈的配合公司。
• 資訊安全:帶來資訊安全的訊息提升員工這方面的水準，不僅是資訊廠商的責任也是義務。

3. 導入後維護 :

如同導入中時與IT人員與MIS的維護，導入後的維護如果是耗費人力的，那麼長期下來的成本會非常可觀，我們拿普羅大眾心中最單純的e-Mail系統來說好了，這台e-mail主機如果放在企業的機房中自行管理，如果有一天硬碟突然壞了，又剛好是禮拜天休假，那麼企業的溝通管道就會因此而中斷，如果是做外銷的產業就更有可能失去了許多國外訂單。沒有一套資訊系統是不會當機的。所以也要了解供應廠商事後能提出的維護方案是什麼?

掌握以上的大方向，相信企業在推行新的資訊系統時一定能夠找到最適合自己的解決方案。